Es benötigt einfach zu viele E-Mails und Anrufe bis ein passender Kundentermin gefunden ist? Letztendlich hetzen Sie nur noch von einem zum nächsten Kundentermin, verbringen zu viel Zeit im Auto oder in öffentlichen Verkehrsmitteln und erreichen trotzdem nicht Ihre gesteckten Ziele?
Die Digitalisierung bestimmter Schritte im Beratungs- und Vertriebsprozess kann viele dieser Probleme lösen. Eine entsprechende Software-Lösung kann helfen Ihren Arbeitsalltag besser zu organisieren und effizienter zu gestalten. Kundentermine können beispielsweise online abgehalten werden, was die Terminfindung vereinfacht und Fahrtwege erübrigt. Zudem spart die digitale Erfassung von Kundendaten und die automatisierte Beratungsdokumentation viel Zeit bei der Nachbereitung des Kundentermins.
Es gibt einige Software-Lösungen am Markt, die bereits Videotelefonie und Screensharing anbieten. Damit wird zumindest die digitale Kommunikation in der Kundenberatung abgedeckt. Um jedoch den gesamten Beratungs- und Vertriebsprozess eines Vermittlers nachhaltig zu digitalisieren, ist eine spezialisierte Software-Lösung, mit größerem Funktionsumfang nötig.
Wir haben für Sie die 10 wichtigsten Funktionen und Tipps zur Auswahl der richtigen Software für digitale Beratung zusammengetragen:
1. Zugang zur Online-Beratung muss für den Kunden so einfach wie möglich sein
Ohne Installation oder Erstellung eines eigenen Kundenkontos kann jeder Kunde schnell und einfach an der Beratungssitzung teilnehmen, ganz ohne Mehraufwand.
2. Digitale Datenerfassung online und im Vor-Ort-Termin
Eine Software für digitale Beratung sollte ermöglichen, dass Sie Kundendaten direkt digital erfassen und speichern können. Dies spart Ihnen und Ihrem Team viel Zeit für die Nachbereitung von Kundenterminen und Pflege der Daten im CRM-System. Bestenfalls bietet das System bereits eine Schnittstelle zu Ihrem CRM-System, für eine automatische Datensynchronisation.
3. Unmittelbare Integration der digitalen Unterschrift
Die digitale Unterschrift ist aus dem modernen Vertrieb von Versicherungs- und Finanzdienstleistungen nicht mehr wegzudenken. Dokumente und Verträge können direkt im Kundentermin, online oder persönlich, unterzeichnet werden. Damit dieser Prozess noch reibungsloser verläuft sollte Ihre Videoberatungssoftware die digitale Unterschrift als Funktion direkt integrieren, möglichst alle unterzeichneten Dokumente speichern und ermöglichen diese an Ihre Kunden weiterzuleiten.
Wie einfach das wirklich geht erfahren Sie unter: https://www.youtube.com/watch?v=T1TvanX6NCA&t=4s
4. Funktionsfähigkeit auf verschiedenen Endgeräten und Browsern
Ob im Büro, im Home-Office, vor Ort beim Kunden oder unterwegs, sie sollten überall ortsunabhängig arbeitsfähig sein. Deshalb muss eine gute Software möglichst webbasiert auf all Ihren Endgeräten und den gängigen Browsern funktionieren. So haben Sie immer alle nötigen Dokumente und Kundendaten parat. Auch Ihre Kunden sollten die Möglichkeit haben über das Endgerät ihrer Wahl am Online-Termin teilzunehmen.
5. Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit
Es ist wichtig, dass die digitale Kommunikation mit Ihrem Kunden nur mit dessen dokumentierter Einwilligung gestartet wird, unautorisierter Fremdzugriff auf die Software und darin gespeicherte Daten ausgeschlossen ist und die Vertraulichkeit aller Kundengespräche gewährleistet wird. Zum anderen sollte bei der Wahl der Beratungssoftware beachtet werden, dass die Richtlinien der DSGVO nur auf deutschen Servern zu 100% erfüllt werden. Ihre Videoberatungssoftware muss Datenschutz gewährleisten und sollte Sie bei der einfachen Umsetzung der Richtlinien unterstützen.
6. Für Online-Beratung und persönliche Beratung vor Ort einsetzbar – Hybride Beratung
Ihre Kunden wünschen sich einen maximal flexiblen und einfachen Beratungsprozess, der oft aus Online-Terminen, persönlichen Gesprächen und Telefonaten besteht. Eine gute Beratungssoftware muss Sie also in allen Situationen begleiten, um digital und somit effizient arbeiten zu können. Eine Online-Beratung ist ein Beratungsgespräch, welches in einem virtuellen Beratungsraum, via Videotelefonie, geführt wird. Digital beraten schließt, neben dieser Situation, zusätzlich die Vor-Ort-Beratung mit ein. Bei dieser wird ein digitales Endgerät, wie Computer, Laptop oder Tablet in die Beratung mit einbezogen, unter anderem um Daten zu erfassen, digitale Unterschrift einzuholen und Informationsmaterial zu zeigen. Eine Software-Lösung, die all Ihre Dokumente und Kundendaten speichert ist für den hybriden Einsatz optimal geeignet.
7. Speicherung von Dokumenten und Kundendaten in der Software oder direkt im angebundenen CRM-System
Durch die automatisierte Speicherung müssen Sie die im Gespräch erfassten Daten oder Veränderungen der bisher bestehenden Kundenangaben nicht mehr händisch in Ihr CRM-System übertragen. Zudem können Sie alle wichtigen Angaben und Daten mit einem Klick abrufen und müssen Sie bei Bedarf nicht erst suchen. So sind Sie ortsunabhängig und an jedem internetfähigen Endgerät arbeitsfähig.
8. Automatische digitale Beratungsdokumentation inkl. Taping
In der Versicherungs- und Finanzbranche müssen alle Beratungsgespräche dokumentiert werden. Achten Sie bei der Wahl Ihrer Beratungssoftware darauf, dass all Ihre Online-Beratungen und digitalen Beratungen automatisch digital dokumentiert werden. So sparen Sie viel Arbeit und damit Zeit bei der Gesprächsnachbereitung. Als 34f-Vermittler sollten Sie darauf achten, dass die Software die Möglichkeit für Taping, die Audioaufzeichnung von digitalen Beratungsgesprächen, integriert.
9. Kundeninteraktion auch online ermöglichen
Ihre Kunden möchten aktiv am Beratungsgespräch teilhaben und mitmachen. Interaktionsmöglichkeiten sorgen dafür, dass der Kunde sich direkt einbezogen fühlt und konzentrierter bei der Sache bleibt. Spezialisierte Software-Lösungen bieten die Möglichkeit, dass auch der Kunde bei einer Online-Beratung an seinem Bildschirm Daten eingeben kann, Dinge auswählen und Wichtiges markieren kann.
Der 10. und wichtigste Tipp:
Eine gut funktionierende Software allein reicht nicht aus. Eine optimale Software kann den Vermittler nur unterstützen aber sein Know-How niemals ersetzen. Der Berater ist damit das Kernstück und der größte Einflussfaktor darauf, ob eine Beratung erfolgreich verläuft. Erst mit ausreichend Erfahrung und einer ordentlichen Vorbereitung, kann Kundenzufriedenheit erreicht werden.
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